Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформление табеля учета рабочего времени». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Эта задача возлагается на уполномоченное лицо – либо на отдельно нанятого для этого специалиста, либо на эксперта из кадровой службы или даже руководителя структурного подразделения (в зависимости от ОПФ компании). Последние двое, помимо прочего, также должны подтвердить корректность внесенных данных своей подписью и без промедления передать деловую бумагу главбуху.
Ключевая особенность того, как правильно заполнить рабочий табель, заключается в умении проставить соответсвующие коды:
- верного типа;
- должной продолжительности;
- подходящего метода (подряд или по отклонениям).
Они записываются следующими сокращениями:
|
ОТ |
Очередной оплачиваемый |
|
ОД |
Дополнительный |
|
У |
Учебный (зарплата сохраняется) |
|
УД |
Учебный (зарплата не сохраняется) |
|
УВ |
Учебный (при сокращенном дне, без отрыва от производства) |
|
ДО |
Административный |
|
Р |
Беременность, роды |
|
ОЖ |
Уход за младенцем до 3 лет |
|
ДВ |
Доп. (не оплачивается) |
|
ОЗ |
В иных ситуациях, предписанных законом (тоже неоплачиваемый) |
Образец приказа о назначении ответственного
Приказ составляют в свободной форме, в него включают преамбулу и распорядительную часть. В преамбуле пишут основание и/или цель приказа. В данном случае можно, например, написать «С целью учёта рабочего времени», «Руководствуясь статьёй 91 ТК РФ» или включить обе эти формулировки.
В распорядительной части указывают ответственное лицо. В крупной организации целесообразно назначить несколько человек и закрепить за каждым определённое структурное подразделение. Директор также может указать лицо, ответственное за исполнение приказа, либо возложить контроль на себя. Заканчивается приказ подписью руководителя, а также ответственных лиц – они должны быть с ним ознакомлены.
Форма Т-12: отличие и правила заполнения
Т-12 чуть более сложная форма, так как в ней производится ещё и расчёт зарплаты. Для этого предназначены листы 3 и 4 – их заполняет бухгалтерия. На листе 1 перечисляются коды (обозначения в табеле) для обеих форм. Рабочее время в Т-12 отмечается на листе 2. Данные также вносятся в таблицу, но в ней больше колонок.
Графы 1-3 в табеле Т-12 такие же, как в форме Т-13. Далее есть небольшая разница в представлении данных – в Т-12 все календарные дни размещены в одну строку. Рабочее время за период с 1 по 15 число отражается в графе 4, за период с 16 по 31 – в графе 6. Графы 5 и 7 предназначены для указания итоговых данных за первую и вторую половины месяца.
В графах 8-13 отражаются данные за месяц:
- 8 – количество отработанных дней;
- 9 – общее количество часов, в том числе сверхурочных (графа 10), ночных (графа 11), выходных/праздничных (12), иных (графа 13).
В графе 14 нужно сделать подсчёт за месяц пропущенных дней и часов, а рядом – детализировать эти данные: в графе 15 указать причину каждой неявки в виде кода, в графе 16 – количество дней и часов. В графе 17 отражаются выходные и праздничные дни.
Что делать при изменении графика работы?
Когда у вас возникает необходимость изменить график работы, вам нужно обратиться к вашему непосредственному руководителю и сообщить ему об изменениях. Вам также нужно заполнить соответствующую форму Т-12, указывая новые даты и время работы.
Форму Т-12 можно заполнить самостоятельно, но для этого важно знать правила составления этой формы. Например, при заполнении нужно учитывать номера смены, время начала и окончания работы, а также отметки об отработанных часах.
Обязательно убедитесь, что информация на форме Т-12 заполнена корректно и четко описывает ваши новые график работы. Если вам нужно изменить график работы не на одну неделю, а на более длительный период времени, обязательно уведомьте об этом своего руководителя заблаговременно.
Также не забывайте, что изменения в графике работы могут привести к изменению вашей заработной платы, поэтому если вы не уверены в том, как заполнить форму Т-12 или как изменение графика работы повлияет на вашу заработную плату, обратитесь к своему кадровику для получения дополнительной информации.
Учёт рабочего времени в Т-12
Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).
Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.
В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.
Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.
Какие программы используют для ведения табеля
Чтобы заполнять табель в автоматическом режиме, необходимо либо купить программу (но вносить в нее сведения все равно придется руками), либо установить комплекс программного и технического обеспечения, которое обеспечит в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений о наличии работников на местах, часах их прихода и ухода, периода работы и отдыха сотрудников и т. д.
Подобные системы имеют функции анализа полученной ими информации, в связи с чем очень удобны, экономят массу времени для кадровиков и бухгалтеров. Работодатели тоже в восторге, поскольку в любой момент удобно посмотреть, где работник Петров, что делает, когда вчера ушел, и т. д. Но помимо сплошных достоинств, эти системы имеют один существенный недостаток — стоит внедрение таких программ очень дорого.
Здесь фиксируются такие сведения:
-
Название компании (допускается краткий вариант названия в соответствии с Уставом).
-
Коды по ОКУД и ОКПО.
-
Номер — систему нумерации компания выбирает самостоятельно. Например, распространен вариант последовательного присвоения номеров, в течение календарного года.
-
Отчетный период — т.е. месяц с датами начала и окончания ведения документа.
-
Под датой составления имеется в виду последний день, после которого его должны подписать все ответственные сотрудники. Затем документ переходит в архивное хранение.
Для чего нужен бланк Т-12
В целях учета рабочего времени и ключевых показателей, влияющих на размер оплаты труда, работодатели традиционно используют табель по унифицированной форме Т-12, введенной в действие Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Искать альтернативы ей особого смысла нет: форма имеет продуманную структуру и позволяет в полной мере информативно отразить сведения, необходимые кадровику при решении задач, связанных с соответствующими видами учета.
Табель вести нужно обязательно (если не по форме Т-12, то по любой другой, что утверждена организацией-работодателем).
Если не вести, то Трудинспекция, обнаружив это, применит к работодателю строгие санкции (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
- штраф до 50 000 руб. — на юрлицо,
- до 5 000 руб. — на работодателя в статусе ИП или на должностное лицо организации.
В форме Т-12 могут быть зафиксированы самые разные типы сведений:
- дневные, ночные часы труда;
- работа в выходные, праздничные дни;
- сверхурочная работа;
- сокращенная работа;
- простои;
- работа по совместительству;
- часы при ненормированном рабочем дне, гибком графике;
- периоды сменной работы;
- время отсутствия сотрудника на рабочем месте.
На основании табеля может осуществляться не только расчет зарплаты, но и составление различных видов статистической отчетности. Например — форма № П-4 (Сведения о численности и зарплате сотрудников).
Общий порядок работы с табелем Т-12
Как правило, отдельный табель ведется каждым структурным подразделением организации. Заполнение табеля осуществляется ежедневно.
В средних и крупных организациях за эту процедуру могут отвечать отдельные специалисты (табельщики). С установленной периодичностью (в общем случае раз в 2 недели — соотносительно с интервалами начисления зарплаты) они направляют подконтрольные им табели на проверку и утверждение руководителем отдела кадров, а также в бухгалтерию.
Локальным нормативным актом организации может быть закреплено, что табель будет вестись с заполнением Раздела 2 или без заполнения такового. Во втором случае — с мотивировкой о том, что учет рабочего времени и расчетов с работниками осуществляется раздельно: это вполне законная процедура.
Для учета времени, отработанного, или, наоборот, не отработанного сотрудником, в табеле используются специальные коды — буквенные и цифровые (их перечень приведен в самой форме — в графе «Условные обозначения»). Желательно выбрать либо первые, либо вторые (без разницы, какие).
Условимся далее — рассматривая нюансы применения формы, использовать именно буквенные обозначения. Как правило, при «ручном» учете посещений буквы воспринимаются легче цифр.
При необходимости коды дополняются текстовыми формулировками — отражающими нетипичные условия работы, к примеру:
- причины отсутствия сотрудника на рабочем месте;
- факты о сверхурочной работе по инициативе самого сотрудника или его работодателя;
- сведения о сокращенной длительности рабочего дня.
Все подобные «нетипичные» сведения отражаются на основании официальных документов.
Отражать их реквизиты в табеле необходимо — и в этих целях в состав формы могут быть включены дополнительные графы. На случай проверки Трудинспекции каждый документ, где зафиксирована «нетипичная» явка (неявка) на работу, кадровик должен иметь под рукой.
Табель по возможности не следует корректировать: при обнаружении ошибок всякий раз желательно составлять новый. Но если это невозможно (в том числе по юридическим причинам — например, если расчеты по табелю уже произведены, а статус работника нужно откорректировать задним числом), то документ исправляется:
- посредством зачеркивания неверного кода (или иных данных) и вписыванием правильного;
- внесением на табель записи «исправленному верить» с соответствующими пояснениями и ссылками на документы: например, на листок нетрудоспособности — если речь идет об отражении факта болезни работника в дни отсутствия, которые ранее были помечены как дни отсутствия по неизвестной причине.
Рабочее время – время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности.
Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю.
Исчисление нормы рабочего времени на определенные календарные периоды (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю, осуществляется в соответствии с Порядком, утвержденным Приказом Минздравсоцразвития РФ от 13.08.2009 №588н.
В соответствии со ст. 91 ТК РФ, работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.
Для формирования табеля по унифицированной форме №Т-13 в программе применяется отчет «Унифицированная форма Т-13». Для работников, использование рабочего времени которых регистрируется документом «Табель учета рабочего времени организации», унифицированная форма №Т-13 может быть выведена в виде печатной формы этого документа.
Отчет «Унифицированная форма Т-13» позволяет получить бланк табеля для ручного заполнения, или заполненный по данным информационной базы табель. Если табель формируется за текущий месяц, то данные об использовании рабочего времени выводятся в отчет только по текущее число месяца включительно.
Алгоритм формирования заполненного табеля зависит от того, произведено ли начисление зарплаты по работнику за месяц формирования отчета или начисление зарплаты по работнику еще не зарегистрировано в информационной базе:
-
если начисление зарплаты по работнику еще не произведено, то табель строится по данным графика работника (индивидуального или общего) с учетом зарегистрированных в кадровом учете и в подсистеме расчета зарплаты отклонений от графика;
-
если начисление зарплаты по работнику уже произведено, то табель строится только по данным подсистемы расчета зарплаты без учета кадровых данных.
При этом и в том и в другом случае если данные об использовании рабочего времени по работнику введены с помощью документа «Табель учета рабочего времени организации» (с разбивкой по дням), то эти данные считаются более приоритетными, и отчет формируется по данным, зарегистрированным документом «Табель учета рабочего времени организации».
Формирование табеля учета рабочего времени работницы производится с помощью отчета «Унифицированная форма №Т-13». В графах формы №Т-13, соответствующих числам месяца, отработанные дни отмечаются буквой Я, ниже выводится количество часов, приходящихся по графику на этот рабочий день (рис. 6.9).
Заполнение табеля учёта рабочего времени. Образец.
Примечание: на изображениях в статье, вы можете увидеть, что бланки не содержат некоторых строк, что отличает их от реальных. Это сделано для удобства и простоты, а смысл остаётся прежним. В конце статьи будет ссылка на полноценный образец.
Первым делом заполняется шапка бланка в табеле. Что тут нужно указать:
- Название фирмы полностью.
- Код организации исходя из справочника ОКПО.
- Название структурного подразделения, работа которого отражается в бланке.
- Порядковый номер табеля.
- Дата документа.
- Период времени, по которому составляется табель (стандартно — месяц).
Графа 1. Нумерация строк. Здесь идёт простая не нарушаемая нумерация.
Графа 2. Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия).
Графа 3. Табельный номер сотрудника. Кодировка присваивается изначально.
Графа 4. Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца. Соответственно, для каждого сотрудника таблица заполняется индивидуально, исходя из настоящей ситуации по дням. При этом в верхней клеточке таблицы записывается кодовое обозначение (цифра или буква). А нижняя клеточка существует для записи количества отработанных часов в этот день (Разрешено оставлять пустой).
Стандартно, для обозначения, вписываемого в верхнюю клетку применяют:
- «Я» — работник присутствовал весь рабочий день.
- «К» — служебная командировка работника.
- «В» — выходной или нерабочий-праздничный день.
- «ОТ» — основной оплачиваемый отпуск.
- «Б» — больничный сотрудника.
- «ДО» — отпуск работника, который берётся за свой счёт.
- «Р» — отпуск по беременности и родам.
- «ОЖ» — отпуск по уходу за ребёнком, которому не исполнилось три года.
- «НН» — неявка без причины.
Примечание: когда работник отсутствует, но работодатель не может точно сказать, является ли причина уважительной, можно не заполнять пока данную клетку, и проставить обозначение позже, когда ситуация прояснится.
Как правильно вести табель?
Какой-то единой строгой формы табеля не существует. Любая организация может разработать и использовать собственную форму учета рабочего времени, ее можно вести в бумажном или электронном формате. Но электронный табель все равно потребуется распечатать, чтобы ответственные лица могли его завизировать своими подписями.
Есть унифицированные формы данного документа, которые легко адаптируются под деятельность предприятий, Т-12 – применяется при ручном ведении учета рабочего времени, Т-13 – учет идет в электронном формате. Последний вариант формы является наиболее распространенным в организациях.
Табель нужно вести регулярно, на каждый месяц заводится новый экземпляр. Его можно формировать на полный штат сотрудников, либо каждое структурное подразделение ведет учет рабочего времени своих сотрудников отдельно. Документ заполняется или специалистом отдела кадров, или ответственным сотрудником подразделения, или табельщиком – специальным сотрудником, ведающим учетом по табелю.
В таблицу поименно вносятся все работники, проставляются даты и каждый день отмечается соответствующим кодом. Имеется список утвержденных кодов, можно пользоваться им, в случае необходимости руководитель может утвердить свои буквенные обозначения. Вместе с кодом в ячейке проставляется количество фактически отработанных часов. Если работник отсутствовал по причине болезни, отпуска, сессии, или просто не вышел на работу по неизвестным причинам, то для каждой ситуации имеется свой код.
Пример самых широко используемых кодов:
- Я – явка.
- В – выходной.
- ОТ – отпуск.
- ПК – повышение квалификации.
- К – командировка.
- У – учебный отпуск.
- Б – официальный больничный.
Если организация небольшая, то можно упростить форму табеля рабочего времени и делать отметки только в дни отсутствия сотрудника, подразумевая, что все незаполненные дни являются отработанными.
Как отмечается отсутствие на рабочем месте?
Для указания временного отсутствия на работе также предусмотрен определенный код. Все данные в табеле указываются в буквенном варианте, что позволяет работникам бухгалтерии четко определить все нюансы расчета заработной платы, и обязательно отпускных выплат и выплат по больничному листу. Если человек не вышел на работу, но предоставил сведения о том, что он болеет, то временная нетрудоспособность при таком условии указывается буквой «Б». Бывают ситуации, когда происходит отстранение от исполнения профессиональных обязанностей. В табеле проставляется «НБ». Если предприятие не выплачивает зарплату, то работник имеет право не осуществлять посещение своей работы, и не исполнять установленные трудовым соглашением обязательства, в соответствии с предусмотренными нормами законодательства. Такой факт в табеле отражается буквами «НЗ», что фактически свидетельствует о приостановке работы, по причине неисполнения работодателем всех своих обязанностей по оплате выполненной работы. Если отстранение от исполнения профессиональных обязанностей осуществляется с начислением оплаты от работодателя, то в данном случае указывается значение «НО», что позволяет бухгалтерам осуществлять начисление суммы оплаты трудовой деятельности, с учетом того, что работник не присутствовал в течение определенных рабочих дней.
Как в табеле отмечается простой?
Непременно нужно отметить, что существует на предприятиях такое понятие, как простой. То есть, фактически, работник присутствует на своем рабочем месте, тем не менее, определенные рабочие процессы не осуществляются. В данном случае, в трудовом соглашении изначально вносятся данные, которые определяют структуру начисления оплаты труда в случае, если простой осуществлен по вине работника, работодателя или же в связи с причинами, которые не зависят от работника или же работодателя. В табеле также проставляются данные, которые касаются простоя. Если он сформирован по вине работника, указывается «ВП», если прослеживается вина работодателя, указывается «ВР», если же простой сформирован другими факторами, то указывается «НП».
Какие формы являются удобными?
Существует три формы документа, которые считаются простыми в использовании. В них без труда можно внести разные корректировки. Выбор зависит от направления деятельности предприятия и количества должностей в компании.
Ведение табеля учета рабочего времени может осуществляться с использованием в качестве основы трех форм:
- Т-13. Обычно используется этот бланк компаниями, в которых устанавливается на входе турникет или другое оборудование, на основании которого в автоматическом режиме фиксируется, когда именно приходит на работу тот или иной специалист. Заполняется документация как ручным методом, так и с применением разных компьютерных программ.
- Т-12. Этот вариант представлен универсальным бланком. Он обычно заполняется специалистами предприятия вручную. В нем имеется дополнительный раздел, в который могут вноситься сведения о размере оплаты за выполненную работу.
- 0504421. Этот бланк считается специфическим, так как применяется только бюджетными организациями. Наиболее актуален среди учителей или преподавателей, работающих в разных образовательных учреждениях.
Каждый документ имеет свои особенности, поэтому заполняется специфическим образом.
Специфика для бюджетных организаций
Предприятия, являющиеся бюджетными, пользуются во время работы другой формой. Она называется №0504421. В этом бланке имеются определенные отличия от стандартной формы Т-12 или Т-13. Это обусловлено тем, что в нем отражаются все нюансы работы именно бюджетной организации. В таблицу можно ввести разные коды, которые указывают на выходной при обучении или учебные отпуска.
К основным нюансам ведения табеля учета рабочего времени работников в бюджетной сфере относится следующее:
- в титульный лист важно вписывать не только наименование данного учреждения, но и присвоенный цифровой код;
- если требуется внести определенные изменения в документ, то прописывается код корректировки;
- существуют графы, куда надо вносить сведения о промежуточных итогах.
Не требуется при использовании данного бланка прописывать дополнительные расчеты. При заполнении документа используются стандартные правила.