Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы можно принимать к авансовому отчету». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Правила требуют, чтобы часть авансового отчета, в которой указывают прилагаемые документы, суммы, вид расхода заполнял сам подотчетник. На практике же это — головная боль бухгалтера. Он вносит все данные в программу, потом распечатывает отчет и уже передает на подпись подотчетному лицу.
Контроль подотчетных сумм на командировку
Вернувшись из командировки, сотрудник обязан отчитаться о потраченных командировочных. Срок отчета – три дня после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считают с того дня, когда он вышел на работу. Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, и пункта 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.
Работник представляет в бухгалтерию:
- авансовый отчет (по унифицированной форме АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, либо по самостоятельно разработанной организацией форме);
- первичные документы, подтверждающие расходы.
Кратко об авансовом отчете
Правильно составленный и утвержденный авансовый отчет — необходимое основание для того, чтобы принять к учету расходы, произведенные подотчетником.
Форма выдачи средств под отчет значения не имеет — в наличной форме, перечислением карту (личную, корпоративную), отчет и подтверждающие документы необходимы всегда.
Если сотрудник потратился на благо фирмы, то он получает компенсацию таких трат (ст. 164 Трудового кодекса) на основании соответствующего заявления или распорядительного документа (приказа) руководителя. Составлять в данном случае авансовый отчет будет некорректно.
Если выданные деньги израсходованы не полностью, то остаток требуется вернуть работодателю, а перерасход компенсировать.
Как предотвратить ошибки
Один из вариантов: утвердить локальные акты по подотчету. Да, мы в курсе, что это необязательно. Однако только документ с четко прописанным регламентом работы со средствами, выданными под отчет, со сроками, правилами, регламентом согласования избавит вас от «удовольствия» лицезреть набор «собери сам» от подотчетного лица и его оправдания: «А я откуда знаю как заполнять?».
С таким положением нужно обязательно знакомить всех сотрудников, которым выдаются средства под отчет и подтверждать ознакомление их подписью.
Пропишите в локальном нормативном акте (помимо формы авансового отчета) сроки:
- подачи заявления на выдачу сумм (при необходимости, такое заявление не обязательно по закону);
- рассмотрения и согласования заявления;
- представления отчета (с 30 ноября 2020 г. не действует трехдневный срок его подачи, конкретные сроки устанавливает руководитель, ИП согласно п. 1.3 Указания Банка России от 5 октября 2020 г. № 5587-У);
- проверки и утверждения отчета;
- расчета с подотчетным лицом (выплаты перерасхода, возврата остатка).
Подотчетное лицо – это звучит … ответственно
Подотчетное лицо – это штатный сотрудник компании или совместитель, получивший такой статус от предприятия. Статус подотчетного лица подразумевает такие обязанности:
- Получить от руководства предприятия производственно-хозяйственное задание (например, приобрести / оплатить товары, работы или услуги);
- Получить денежный аванс для осуществления трат, связанных с полученным заданием;
- Направиться на другое(-ие) предприятие(-я) по месту работы или за его пределами (командировка);
- Иметь при себе надлежащим образом оформленные документы на получение и оплату товароматериальных ценностей (доверенность, чековая книжка, корпоративная карта);
- Составить отчет об использовании денег и сдать его в установленный срок в бухгалтерию;
- Передать ценности на хранение, а документы – в бухгалтерию;
- Урегулировать денежные отношения (вернуть остаток неиспользованных денег или получить дополнительные средства на компенсацию перерасхода).
Внимание! Если с работником заключен гражданско-правовой, а не трудовой договор, то он не может поехать в служебную командировку и быть подотчетным лицом.
Авансовый отчет без кассового чека: прилагаем квитанцию ПКО
Авансовый отчет без кассового чека может быть дополнен также квитанциями приходных кассовых ордеров.
ПКО, подобно БСО, состоит из 2 элементов — основной части и отрывной квитанции. Работнику, заплатившему за товар либо услуги подотчетными денежными средствами, отдается второй элемент. Именно его нужно прилагать к авансовому отчету.
Важно, чтобы квитанция ПКО соответствовала следующим основным требованиям:
- печать поставщика (при наличии таковой) должна проставляться одновременно на обоих элементах ПКО — таким образом, на квитанции она будет видна примерно наполовину;
- в графе «Сумма» квитанции ПКО величина денежных средств должна фиксироваться цифрами, в графе ниже — прописью.
Еще один нюанс: ПКО должны составляться исключительно по форме КО-1, которая была введена в оборот Госкомстатом постановлением от 18.08.1998 № 88. Поэтому работнику, прежде чем брать квитанцию ПКО, желательно убедиться, что в оригинале ордера есть отметка о соответствии документа форме КО-1.
И самое главное: квитанция к ПКО подтверждает только факт оплаты. Подтвердить с ее помощью вид расходов, к примеру, наименование приобретенных ТМЦ, услуг проблематично. Поэтому помимо квитанции к приходнику к авансовому отчету должен прилагаться документ о виде понесенных расходов: товарная накладная, акт и т.п.
Пример оформления формы КО-1 смотрите в материале «Приходный кассовый ордер — бланк и образец».
Что делать, если утерян весь пакет подтверждающих документов
В данном случае налогоплательщик может выбрать один из трех вариантов:
- Если сотрудник фактически предоставил закупленные товары, а сами документы потерял, то такие затраты можно принять на основании бумаг, косвенно подтверждающих понесенные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Однако есть вероятность спора с налоговиками и необходимости отстаивать свою позицию в суде.
В данном случае понадобится приложить к авансовому отчету следующие бумаги:
- Объяснительную записку работника с указанием даты покупки, количества товара, суммы и места действия, а также с описанием причин утраты документов.
- Дубликат квитанции к ПКО, товарной накладной, заверенную копию листа книги кассира-операциониста и (или) z-отчета кассира-операциониста за день покупки, а также акт сверки, то есть копии и дубликаты документов, прямо или косвенно подтверждающих факт покупки (постановление ФАС Московского округа от 07.09.2010 № КА-А40/10200-10-2 по делу № А40-106307/09-4-729, постановление ФАС Поволжского округа от 31.07.2008 по делу № А06-7444/07).
ВНИМАНИЕ! Если руководитель уверен, что работник исполнил поручение, и авансовый отчет был им утвержден, то документ нужно принять к бухучету.
Если сотрудник не предоставил чек
Работник обычно не предоставляет чек в двух случаях: он его потерял или продавец работает без кассового аппарата.
Бывает, что подотчетное лицо просто по невнимательности теряет чек или происходит порча чека. Обычно в таких случаях к авансовому отчету прикладывается служебная записка, где работник поясняет где, когда и по какой причине он потерял конкретный чек. Если директор посчитает нужным возместить такие расходы, то потраченные средства сотрудник получит, однако в расходы такую сумму лучше не включать, особенно при применении УСН. Ведь все расходы должны быть в обязательном порядке документально оформлены.
В том случае, когда продавец не выдает чек в связи с отсутствием новой кассы, нужно запросить у продавца письмо – подтверждение о правомерности отсутствия кассовых аппаратов или копию подтверждающего документа о нахождении на спецрежиме.
Есть возможность получить товарный чек или квитанцию без кассового чека.
Подтверждение подотчетных сумм по командировочным расходам
При подтверждении коммерческих расходов необходимо иметь в виду следующие нюансы:
- Чека за проживание может и не быть, так как гостиницы не используют кассы до 1 июля текущего года. В этом случае может быть предоставлен только счет на оплату
- Если работник ездил в командировку на своей машине, то к отчету прикладываются чеки на топливо, путевка на маршрут поездки
- Если сотрудник добирался до места назначения поездом или самолетом, то необходимо предоставить не только билет, но и документ, который подтвердит, что поездка действительно состоялась. Если использовался электронный билет, то необходимо предоставить его распечатку, а также посадочный талон. Если талона нет, то можно запросить у перевозчика, например, справку, которая подтвердит, что сотрудник действительно был в дороге. Нужно разъяснить работникам, что посадочный талон необходимо распечатывать в обязательном порядке и закрепить этот момент во внутренних документах компании, которые касаются командировочных расходов
- Если работник находясь в командировке перемещался на такси, то нужно иметь чек на такую перевозку и прилагать его к авансовому отчету
Авансовый отчет какие документы можно принять
Для получения денег работник должен написать заявление о возмещении его затрат и приложить все подтверждающие их документы. Затем директор утвердит заявление и подпишет РКО, по которому кассир и выдаст деньги. Авансовый отчет составлять не обязательно, но, если вам так удобнее, работник может отчитаться, составив именно авансовый отчет. Какова сейчас позиция налоговых органов по вопросу возникновения базы по НДФЛ в виде материальной выгоды, если работник вовремя не отчитывается за выданные ему деньги?
Командировки, покупка товаров, оплата работ и услуг через подотчетное лицо — это абсолютно обычная практика для предприятий. Поручить сотруднику что-либо сделать, получить или оплатить — это быстро и, чаще всего, дешевле. Но опыт аудиторских и налоговых проверок показывает, что именно в этой сфере чаще всего обнаруживаются нарушения. Какие же документы для авансового отчета нужно приложить подотчетному лицу, чтобы его траты были обоснованными?
Какие документы можно принять к авансовому отчету
В то же время по закону заявление обязательно только при выдаче подотчетных из кассы, а не при переводе на карту (п. Выдачу денег под отчет в этой ситуации мы рекомендуем оформлять так.Во-первых, нужно позаботиться о документе, который будет являться основанием для составления платежного поручения.Этим документом может быть заявление сотрудника с просьбой перечислить ему подотчетные деньги на его личную карточку. В подтверждение своего согласия директор может поставить на заявлении свою визу. Отчитываться по авансовому отчету сотрудник будет в обычном порядке.Правда, при этом может возникнуть спорный вопрос: вправе ли фирма отнести на расходы сумму комиссии, которую работник заплатил, снимая деньги в банкомате?Казалось бы, экономическая обоснованность таких затрат сомнений вызывать не должна.Re: Перечисления на Хоз расходы Выдача денег под отчет по безналу Выдавать деньги под отчет можно не только наличными, но и безналичным перечислением на личные банковские карточки сотрудников.Дело в том, что ограничивать фирму в распоряжении деньгами на расчетном счете допускается только в случаях, предусмотренных законодательством.Принимать можно товаро-транспортные накладные ( ттн ) Чек который KKT; Пaccaжиpcкиe билеты на которых указано фио ( жд и тд ) Так же квитанции и выписки с банков об оплатах .В принципе много документов , главное что бы была указана информация персональная Этот вoпpoc постоянно вызывает наибольшие трудности для обоих сторон пpoвepки aвaнcoвыx отчетов: как для отчитывающихся, так и для проверяющих работников.Пo сложившейся практике налоговых пpoвepoк, документами, способными подтвердить расходы, являются следующие варианты: Однако практика показывает, что пo каждому из вышеуказанных пунктов у буxгaлтepa могут возникнуть определьенные требования, у подотчетных жe лиц — вoпpocы.
Проверка авансовых отчетов подотчетных лиц
Для того чтобы отчитаться за полученные и потраченные средства, подотчетнику нужно составить авансовый отчет и приложить к нему документы, которые будут служить основанием для принятия проведенных расходов — чеки, БСО, счета-фактуры, проездные билеты, слипы (при расчетах банковской картой) и т. д.
Если аванс был выдан перечислением на зарплатную или подотчетную карту работника, то к отчету требуется приложить выписку с получением сумм, на основании чего деньги будут считаться подотчетными. Для получения подотчетных сумм на банковскую карту работнику рекомендуется написать заявление с просьбой о выдаче денег на определенное время и указанием реквизитов карты — об этом говорится в письме Минфина России «О правомерности перечисления…» от 25.08.2014 № 03-11-11/42288. В этом же письме чиновники сообщают о том, что порядок выдачи аванса на хознужды безналичным путем и оформления авансового отчета желательно разработать и закрепить в учетной политике предприятия.
Бланком для авансового отчета может служить форма № АО-1, утвержденная Госкомстатом России от 01.08.2001 № 55. Она не является обязательной, поэтому разрешается разработать свою форму отчета за полученный аванс с учетом специфики предприятия и соблюдением всех требований для заполнения необходимых реквизитов согласно п. 2 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Бланк авансового отчета и образец его заполнения можно увидеть в статье .
В бланке отчета должны быть отведены места для заполнения работником и бухгалтером. Документ имеет лицевую и оборотную стороны. Сначала работник заполняет на лицевой стороне предназначенную для него часть, в которой указывает сведения о себе, цели полученного аванса. Затем на оборотной стороне он перечисляет все оправдательные документы с указанием их названий, номеров, дат, сумм (по каждому отдельно). Подсчитывается и указывается итог. Документы прикладываются к отчету. Для удобства работы их можно пронумеровать в соответствии с порядковым номером, присвоенным в авансовом отчете.
Сколько хранятся авансовые отчеты подотчетных лиц
После того как авансовый отчет был проверен, утвержден, по нему были проведены проводки и закрыты остаточные суммы (выдан перерасход или получен остаток), документ отправляется на хранение.
Для негосударственных организаций существует 2 законодательных акта, в которых указаны такие сроки хранения документов, связанных с хозяйственной деятельностью:
- 4 года, согласно п. 8 ст. 23 НК РФ, должны храниться документы, имеющие отношение к бухгалтерскому или налоговому учету, на основании которых формируется налогооблагаемая база для исчисления налогов в бюджет. К таким документам относятся и авансовые отчеты;
- 10 лет, в соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ, подлежат хранению первичные документы, по которым учтенные расходы в результате образовавшегося убытка перенесены на будущие периоды;
- 5 лет определены ст. 29 закона № 402-ФЗ для первичной бухгалтерской документации, к которой относятся, в частности, авансовые отчеты.
Бюджетные организации должны подчиняться приказу Минкультуры от 25.08.2010 № 558, где в п. 362 таблицы говорится, что первичные документы и приложения к ним должны быть сохранены на протяжении 5 лет.
Таким образом, минимальный срок хранения авансовых отчетов — 5 лет, максимальный — 10 лет.
Кассовый чек не считается первичным документом, впрочем, инспекторы налоговой при проверке просят их предоставить, поскольку они будут подтверждать фактическую оплату. Подотчетному лицу, как правило, не трудно прикреплять кассовый чек к авансовому отчету. Впрочем, недоразумения могут произойти не из-за недобросовестности подотчетника, а из-за качества чека.
Есть вероятность, что чек может быть с плохим качеством печати, за счет чего невозможно прочитать отдельные реквизиты. Впрочем, подотчетное лицо здесь не виновато, и расходы могут быть приняты, если прилаживаются иные документы, которые их подтверждают.
Самой частой проблемой с кассовыми чеками является их выцветание. Представьте такую ситуацию, приходит к вам проверка и просит предоставить подтверждающую документацию, чеки и так далее. Вы показываете заветную папку, а там… Чистые листки бумаги, в которых не осталось текста.
Вести борьбу с выцветанием чеков трудно. Сначала лучше сохранять их как можно дальше от нагревательных устройств и неплотно сжимать с иными документами. Пока чеки еще видны, необходимо сделать их ксерокопии, заверив печатью и подписью продавца или у нотариальной конторы, если денежные суммы приличные. Или можно заверить ксерокопии у директора вашей организации.
Нужно отметить также, что организации розничной торговли на ЕНВД могут вообще не использовать ККТ, не выдавая кассовые чеки. Вместо них вам, если потребуете, могут выдавать товарный чек, его вполне достаточно, чтобы признать затраты.
Авансовые отчеты 2011
Подотчетными лицами могут выступать работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие расходы. Под отчет выдаются суммы на хоз.нужды или командировочные расходы связанные с производственной необходимостью, в любой валюте.
Расход должен производиться строго по назначению. Подотчетные лица обязаны отчитаться за полученные деньги, для этого они составляют авансовый отчет, к которому прилагаются документы, подтверждающие производственные расходы. Подотчетные лица должны отчитаться в 3-х дневной срок.
При отражении расчетов следует помнить, что первой операцией должна быть выдача денег, а второй – отчет за них. Авансовый отчет должен быть заполнен самим сотрудником. Авансовый отчет сдается в бухгалтерию вместе со всеми оправдательным документами, упомянутыми в отчете.
Бухгалтер принимает отчет и документы, отрывает от отчета по линии отреза расписку, заполняет ее и отдает подотчетному лицу. Каждый авансовый отчет проверяется бухгалтером, затем утверждается руководителем и принимается к учету.
Если остались неизрасходованные суммы, подотчетное лицо возвращает остаток в кассу предприятия, а в случае перерасхода разницу выдает подотчетному лицу из кассы. Д71К50 – выданы деньги подотчет Д50К71 – возврат неиспользованных подотчетных сумм.
Бухгалтер по расчетам с подотчетными лицами
Для того, чтобы компании избежать возможных споров и разногласий, обязанности работников должны быть изложены в должностных инструкциях. В статье рассмотрим, в чем заключаются обязанности бухгалтера по расчетам с подотчетными лицами, а также разберем должностную инструкцию.
К обязанностям бухгалтера, работающего с расчетами с подотчетыми сотрудниками относят:
- осуществление контроля первичной документации (в том числе заявлений, приказов, авансовых отчетов и т.п.);
- выдача и/или перечисление денежных средств подотчетным лицам (авансы или перерасходы по предоставленным работникам авансовым отчетам);
- соблюдение кассовой дисциплины;
- отражение операций с подотчетниками в бухгалтерской системе;
- учет ТМЦ, а также ОС, приобретенных подотчетными лицами как за наличный расчет, так и посредством оплаты банковской картой;
- контроль задолженности подотчетных лиц;
- проверка корректности заполнения подотчетными работниками авансовый отчетов;
- контроль за сроками предоставления отчетов подотчетными лицами, а также возврата ими неиспользованных денежных средств;
- прием и проверка документов, подтверждающих расчеты подотчетными лицами и прилагаемые ими к авансовому отчету;
- составление по требованию руководителя аналитических отчетов по своему участку работы;
- проведение инвентаризации расчетов с подотчетными лицами и оформление результатов проведенной инвентаризации;
- активное участие в составлении плана счетов для работы, разработки форм первичной документации, если типовые формы по ним не предусмотрены;
- передача отработанных, надлежащим образом оформленных документов в архив.
Как исправить ошибки в авансовом отчете?
Если вы нашли ошибку в авансовом отчете, то исправления можно сделать по общим правилам исправлений в первичных документах:
- Если сделали какую-то неправильную запись (Например: сотруднику выдали в подотчет 5 000 руб. на канцтовары. Фактическая стоимость составила 4 278,13 руб. При заполнении авансового отчета сотрудник допустил ошибку, указал сумму расхода 4287,13.) В данном случаи необходимо зачеркнуть одной строкой 4 278,13 , прописать верную сумма 4 287,13 с пометкой исправленному верить, при этом исправленная запись должна быть читаемой;
- Рядом сделать отметку «исправлено»;
- Ответственный сотрудник должен заверить исправление своей подписью.