Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить претензию к поставщику». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Письмо-претензия не имеет стандартного унифицированного образца, обязательного к применению. Оно может составляться в свободном виде или по разработанному внутри предприятия шаблону. Тем не менее, существует ряд правил, которые в любом случае необходимо соблюдать в процессе его написания.
Правила составления письма
Письмо-претензия всегда должно включать в себя
- сведения об отправителе и адресате (если речь идет о юридических лицах, здесь надо указывать их полные наименования, а также, — касаемо адресата, — должность и ФИО лица, для которого оно предназначено);
- причины его написания со ссылками на пункты договора, законы и пр. нормы, которые были нарушены;
- возможные пути решения проблемы и санкции (также в соответствии с законодательством РФ), которые могут наступить для адресата в случае бездействия.
Если в письме приводятся какие-то суммы и сроки, их нужно вписывать как цифрами, так и прописью.
При наличии каких-либо дополнительных доказательств, их можно присовокупить к письму в виде приложений (это могут быть чеки, квитанции, доп.соглашения, фото, ссылки на видео файлы и т.д.). При этом в самом письме нужно обязательно отразить факт приложений, с указанием их количества и, если они письменные — числа страниц (по каждому из них отдельно).
Писать письмо-претензию можно как от руки, так и в печатном виде, но вне зависимости от того, какой путь будет предпочтен, послание нужно заверить «живым» автографом руководителя. При этом ставить на нем оттиск печати не обязательно (предприятия и организации с начала 2016 года освобождены от обязательства штамповать документы).
Срок подачи и рассмотрения претензии
Начать претензионную работу можно когда угодно. Закон № 44-ФЗ не содержит конкретных указаний на этот счет. Тут следует смотреть на имеющуюся практику по обозначенному вопросу. Скорость предъявления претензии часто определяет итог. Начинать проведение такой работы желательно в течение 10-30 дней.
Предъявить претензию можно и после выполнения договорных обязательств. В таком случае действует срок исковой давности. И в этой ситуации имеются некоторые исключения. Например, если был обнаружен дефект поставленной продукции — здесь ориентиром становится гарантийный срок. При его отсутствии берется период продолжительностью 2 года.
В законе № 44-ФЗ не содержится условий и в отношении того, как скоро должен быть дан ответ. АПК содержал указание на 30 суток. Однако в договоре разрешено прописать любой другой период. Обозначенное условие остается актуальным лишь в случае спора относительно незаконного обогащения.
В случаях, когда у юридического лица в штате имеется юрист, то обязанность составления претензий обычно ложится на него. Иногда претензионную работу ведут бухгалтеры. Но если штат юридического лица или ИП совсем небольшой и бухгалтер приходящий, то для составления претензии придется приглашать стороннее лицо или попытаться составить ее самому.
На самом деле в вопросах составления претензии нет ничего сложного. Юристы обычно составляют претензии поставщику, исходя из правил составления договоров. Зачем они так усложняют простейшую, в общем то операцию, неизвестно, но вреда смыслу претензии это не наносит. Если говорить честно, то претензии вообще крайне сложно нанести какой-либо вред, потому что нет ни одного законодательного акта, который регламентировал бы форму претензии или ее структуру. А это значит, что писать ее можно как угодно, лишь бы она четко доносила мысль ее составителя.
В: Куда направлять претензию, если по указанному в договоре поставки адресу контрагента нет?
О: Направляйте «Почтой России» ценным письмом с описью вложений по двум адресам — по указанному в договоре поставки и по адресу, содержащемся в ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Не забудьте сохранить все почтовые документы.
В: Если допущена просрочка по поставке товара, может ли покупатель требовать не только доставить товар, но и оплатить штраф?
О: Может. Размер зависит от указанных в договоре поставки размеров штрафных санкций. Если в договоре они не указаны — покупатель вправе взыскать убытки по ст. 15 ГК РФ, проценты по ст. 395 ГК РФ, а также расходы на оплату услуг юриста по составлению претензии.
В: Будет ли считаться соблюденным досудебный порядок, если претензию контрагенту направили Почтой России, но он ее не получил?
О: Будет, если у вас на руках есть почтовая квитанция и вы направляли документ ценным письмом с описью вложений. Риск последствий неполучения юридически значимых сообщений, доставленных по указанному договоре или в едином государственном реестре адресу, несет получатель.
В: Могут ли возникнуть проблемы при взыскании задолженности через суд, если товар приняло неуполномоченное лицо?
О: В случае отказа покупателя в суде от поставки вам придется доказывать, что в момент передачи товара у вас не возникло и не могло возникнуть сомнений в том, что принимающее лицо действовало без полномочий.
В: Удастся ли взыскать с поставщика перечисленный аванс, если он допустил просрочку по поставке?
О: Подготовьте претензию, укажите в ней требование возвратить вам предоплату. Можете также сообщить о намерении взыскать проценты за пользование чужими денежными средствами по статье 395 ГК РФ, которые начисляются на сумму предварительной оплаты с первого дня просрочки.
В: Что делать, если поставщик часть товаров не привез даже после предъявления ему претензии?
О: Вы можете приобрести эти товары у других лиц и требовать в суде с поставщика компенсации необходимых и разумных расходов. При необходимости в соблюдении досудебного порядка — не забудьте направить ему новую претензию с актуальными требованиями и выждать отведенный договором поставки срок для ответа или установленные законом 30 дней.
Образец претензии по качеству товара поставщику
Конфликтные ситуации, возникающие между поставщиками и заказчиками из-за качества продукции, не столь уж редки. Часто их разрешением занимаются судебные инстанции и прочие надзорные органы.
Но, прежде чем направить Иск в суд, Потребитель должен попытаться разрешить спор в досудебном порядке, направив в адрес поставщика официальное претензионное заявление.
В данной статье рассмотрим подробнее, как подаётся претензия по качеству товара поставщику: образец заполнения, структура документа, каким способом передаётся адресату.
Проводки по претензиям поставщику
Как происходит учет претензий у поставщика? После того, как продукция отправляется покупателю, импортер оформляет проводку Д-т 902 К-т 28 на всю стоимость.
Сразу после этого бухгалтерский учет выявляет доход, делая проводку Д-т 361 К-т 702. То есть, товар списывается с общего владения как расход и одновременно оформляется как доход.
Проводкой Д-т 704 К-т 361 пользуется поставщик при возврате товара, регистрируя уменьшения собственных продаж. А проводкой Д-т 902 К-т 28 обозначает уменьшение дохода (записывается с минусовым значением). Подробнее о проводках при возврате товара можно узнать тут.
Покупку бракованную и качественную можно вернуть отечественному и иностранному поставщику. Самое главное — это законность, на основании которой производится данная операция. Именно поэтому нужно заключать соглашения, чтобы избежать проблем с налоговой службой.
Заключая договор, поставщик и покупатель получают как права, так и обязанности, которые нужно выполнять друг перед другом. Правильно составленный акт о поставке, с учетом всех нюансов, а также договор о возврате в любой форме, является гарантом возврата денег покупателю в полном объеме.
Каким способом можно передать претензию по договору поставки товара ненадлежащего качества поставщику?
Это можно сделать лично, по почте (заказным или ценным письмом с описью вложения) или с помощью службы доставки — например, курьерской.
Есть еще современные варианты: например, использовать электронную почту, социальные сети и мессенджеры. Но прибегнуть к ним можно только в случаях, когда:
- об этом говорится в нормативном правовом акте;
- на это указано в договоре, причем его положения сформулированы явно и недвусмысленно;
- подобный способ переписки — это обычная деловая практика, и вы с поставщиком уже обменивались документами таким образом.
Что надо знать про претензию о возврате аванса по договору поставки?
Ее оформляет покупатель, который намерен вернуть деньги, заранее оплаченные за приобретаемый товар (аванс).
Эту претензию составляют в разных ситуациях, в том числе при поставке некачественного товара. Также этот вид претензии актуален, когда поставщик вообще не привез вам товар, который обещал по договору (так называемая непоставка товара).
Учтите: если вы не платили аванс и поставщик не привез вам товар, составляйте другой документ — претензию по непоставке товара по договору поставки.
Претензию о возврате аванса по договору поставки оформляют по такой же схеме, что мы привели выше: «шапка», название, основная часть, приложения, подпись. Рассмотрим особенности составления этой претензии для ситуации, когда поставщик не привез товар.
В этом случае основную часть документа начинают с указания реквизитов договора поставки, основных обязанностей поставщика и покупателя по нему. Потом пишут, что покупатель внес аванс согласно условиям договора; указывают подтверждающие документы — например, платежные поручения (их копии надо приложить к претензии). Дальше поясняют, что поставщик не поставил товар в срок, указанный в договоре, или в другой срок, в который должен был передать его покупателю. И формулируют требование — вернуть аванс в таком-то размере в такой-то срок. Обосновать такое требование можно ссылкой на п. 3 ст. 487 ГК РФ.
Также в претензию о возврате аванса часто включают дополнительное требование: уплатить проценты по ст. 395 ГК РФ на сумму аванса. Право получить их с нерадивого поставщика закреплено в п. 4 ст. 487 ГК РФ. Расчет процентов можно привести в самой претензии или оформить отдельным документом и приложить к ней.
Как составить претензию производителю товара
Производителю товара согласно Закону «О защите прав потребителей» со стороны потребителя могут быть направлены претензии относительно некачественного товара. Однако перечень требований в данном случае более узкий по сравнению с претензиями, которые можно направить продавцу.
Покупатель может направлять претензию изготовителю товара по собственному усмотрению, поскольку не всегда существует договоренность между магазином и производителем.
Возможно, что Продавец сам реализует товар с недостатками, а Изготовитель об этом ничего не знает. При этом данный фактор будет играть большую роль при распределении материальной ответственности за реализацию бракованного товара.
Внимание! Когда претензия направляется непосредственно производителю некачественного товара, то следует обязательно указать следующие сведения:
- полное наименование организации производителя, должность и имя руководителя таковой;
- контактные и личные данные заявителя для дальнейшей связи;
- наименование документа – «Претензия»;
- указание на проблему с представлением и подробным описанием обстоятельств проблемы;
- требуется сделать отсылку на нормы закона, позволяющие подавать претензию и устанавливающие факт нарушения;
- требование, которое должно быть сформулировано в пределах, допустимых по закону;
- дата составления и личная подпись заявителя.
Также обязательно должно быть составлено приложение, которое представляет собой перечень прилагаемых к претензии документов.
Для направления требования изготовителю потребуется представить подтверждение совершения сделки. Сделать это можно за счет предоставления товарного чека, гарантийного талона или иного документа, предусматривающего гарантийный ремонт товара.
Перечень требований, которые могут быть выдвинуты изготовителю товара, ограничен и включает следующие положения:
- устранение недостатков товара за счет производителя, либо возмещение понесенных потребителем расходов;
- осуществление замены некачественного товара на аналог надлежащего качества;
- возврат денег, которые были уплачены за товар, и передача продукции обратно в магазин или непосредственно изготовителю.
Нередко такие споры разрешаются через магазин, который выступает посредником. Но если претензия предусмотрена конкретно для производителя, то и связываться с таковым необходимо напрямую, в противном случае Процедура может затянуться.
Можно ли подать Иск без претензии?
Претензия по качеству товара
Согласно п.1 ст.18 Закона «О защите прав потребителей», потребитель в случае покупки им некачественного товара, имеет право на выбор, по своему усмотрению, следующих возможностей:
- замены на аналогичный товар этой же или другой марки;
- уменьшения покупной цены;
- бесплатного устранения выявленных недостатков или оплаты их устранения силами покупателя;
- возврата уплаченной за товар суммы.
В любом случае, для того, чтобы требования покупателя были удовлетворены, он должен составить и направить продавцу товара или поставщику услуг претензию — письменное обращение, документ, в котором изложена суть требований.
Составление претензии по качеству товара — очень важный этап в деле разрешения возникшей неприятной ситуации, по сути, претензия — это способ мирного решения возникших разногласий между продавцом и покупателем товаров и услуг.
Кроме того, претензионный порядок является обязательной стадией, предшествующей судебному процессу, если таковой состоится.
Составляя претензию, стоит помнить о том, что главная ее задача — защита прав потребителя.
Грамотно составленная претензия по качеству товара поможет обеспечить досудебное решение спора или же, в случае доведения дела до суда, значительно снизить затраченные на судебный спор средства.
Претензия составляется в произвольной форме, однако в ней обязательно должны присутствовать следующие пункты:
- наименование адресата: фамилия, имя, отчество и должность лица, на имя которого направляется документ — этим лицом может быть директор компании, руководитель организации и т.д.;
- информация об отправителе: фамилия, имя и отчество, адрес и контактный телефон;
- суть претензии: указывается вид товара или услуги, качество которых является предметом претензии, дата и место их приобретения, конкретные недостатки и проблемы, выявленные после приобретения;
- требования потребителя: обмен на аналогичный товар, возврат денег и т.д. Также нелишним будет указать намерение покупателя присутствовать при экспертизе товара, если таковая будет производиться, в этом случае в текст необходимо включить просьбу проинформировать покупателя о дате, времени и месте проведения экспертизы;
- указание намерений потребителя в случае, если его требования не будут удовлетворены продавцом добровольно (например, обращение в суд с просьбой о взыскании дополнительно неустойки и компенсации морального вреда);
- состав прилагающихся к претензии документов: копии чеков, гарантийного талона, актов и прочих документов, подтверждающих как сам факт приобретения предмета претензии, так и проблемы, связанные с его качеством;
- дата составления претензии по качеству товара и подпись отправителя.
В тексте претензии желательно делать ссылку на статьи законов, защищающие права потребителя в подобных случаях.
Собственно претензия по качеству товара составляется в двух экземплярах — один остается у продавца, другой возвращается покупателю, обязательно с пометкой продавца о принятии им заявления.
В случае, если продавец отказывается сделать такую пометку или вовсе отказывается принять заявление, претензия должна быть направлена заказным письмом с уведомлением на адрес продавца. Почтовое уведомление в таком случае подтвердит факт принятия претензии.
В установленный срок продавец должен удовлетворить требования покупателя или отказать ему в этом.
Если продавец отказывается выполнить законные требования потребителя, изложенные в заявлении, он может либо изложить факт и причины отказа в письменной форме (отдельным письмом, направляемым потребителю в ответ на претензию, или в виде резолюции на экземпляре потребителя), либо не ответить вообще, что также должно рассматриваться как отказ.
В случае, если требование потребителя не удовлетворяется, то он может обращаться в суд. Как до, так и после направления продавцу претензии по качеству товара, нелишним будет проконсультироваться со специалистами общества защиты прав потребителей.
При необходимости они могут как оказать квалифицированную помощь в составлении претензии, так и помочь в составлении искового заявления, подаваемого в судебные инстанции.
Судебный иск может подаваться покупателем некачественного товара или услуги как самостоятельно, так и от лица общественного объединения потребителей, которое может выступить в защиту прав конкретного потребителя.
- Претензия
- Претензия поставщику
- Налоговая претензия
Доставка товара покупателю
На качество поставляемых товаров способ доставки также может влиять.
Товары могут доставляться силами самого поставщика, поставщиком с привлечением транспортной компании, а также покупатель может осуществлять вывоз (выборку) товаров собственными силами.
Если получатель располагается достаточно близко к поставщику, он может произвести выборку товара (ст. 515 ГК РФ). Это наиболее выгодный вариант для покупателя. В этом случае представитель покупателя по доверенности получает товар на складе поставщика. При осмотре товара доверенным лицом покупателя в присутствии представителей поставщика, при выявлении некачественного товара, вопрос о замене такого товара можно решить на месте. Поставщик может оперативно произвести замену товара ненадлежащего качества. Таким образом, удастся избежать досудебных разбирательств. Если товар соответствует заявленному качеству, представитель покупателя ставит подпись и круглую печать организации, тем самым подтверждая отсутствие претензий к полученному товару.
При поставке товара транспортной организацией покупатель должен проверить соответствие товара по сведениям, указанным в товарных и сопроводительных документах (п. 3 ст. 513 ГК РФ).
Если поставщик и получатель находятся в разных регионах, городах и т. д., то поставщик привлекает к доставке товара автотранспортную компанию или отправляет груз железнодорожным транспортом. В этом случае отвечать за сохранность груза, недостачу, порчу товаров будет перевозчик. При порче грузов перевозчик обязан возместить стоимость испорченного товара, или, если восстановить поврежденный груз невозможно, возмещается полная стоимость этого товара.
Разрешение споров в отношении поставки некачественного товара транспортными компаниями осуществляется в соответствии с законами, регулирующими деятельность этих компаний.
При порче товаров, перевозимых автомобильным транспортом, акт составляется в день обнаружения. Если такой возможности нет, то акт должен быть составлен в течение следующих суток. Если виновная сторона уклоняется от составления акта, то это возможно сделать и без ее участия, но уведомить ее в письменной форме нужно обязательно.
Как и сами договоры поставки, так и претензии к ним не имеют единых унифицированных форм. Это обозначает, что представители предприятий и организаций могут писать претензии в свободном виде, но при соблюдении в их структуре некоторых стандартов делопроизводства.
Кроме того, существуют сведения, которые в такого рода документах указывать надо обязательно.
В частности, в претензии по договору поставки в «шапку» нужно всегда вносить следующие данные:
- наименование компании-отправителя;
- название организации, к которой документ направляется;
- адреса обеих сторон.
Также бланк должен быть озаглавлен и в нем следует обязательно сделать ссылку на основной договор (номер и дату его составления).
Во второй части надо указать суть претензии, в том числе назвать нарушенные пункты и условия договора. Если есть какие-то дополнительные бумаги, фото-видео свидетельства допущенных нарушений, их надо обозначить в документе отдельным пунктом в виде приложения.
После этого следует подытожить все вышесказанное – сюда допустимо не только вписать имеющиеся требования и установить срок для их исполнения, но и предупредить вторую сторону о том, что в случае отказа от выполнения договорных обязательств, заинтересованная сторона оставляет за собой право обратиться в суд (как показывает практика, такая угроза часто оказывается довольно результативной).
Доставка товара покупателю
На качество поставляемых товаров способ доставки также может влиять.
Товары могут доставляться силами самого поставщика, поставщиком с привлечением транспортной компании, а также покупатель может осуществлять вывоз (выборку) товаров собственными силами.
Если получатель располагается достаточно близко к поставщику, он может произвести выборку товара (ст. 515 ГК РФ). Это наиболее выгодный вариант для покупателя. В этом случае представитель покупателя по доверенности получает товар на складе поставщика. При осмотре товара доверенным лицом покупателя в присутствии представителей поставщика, при выявлении некачественного товара, вопрос о замене такого товара можно решить на месте. Поставщик может оперативно произвести замену товара ненадлежащего качества. Таким образом, удастся избежать досудебных разбирательств. Если товар соответствует заявленному качеству, представитель покупателя ставит подпись и круглую печать организации, тем самым подтверждая отсутствие претензий к полученному товару.
При поставке товара транспортной организацией покупатель должен проверить соответствие товара по сведениям, указанным в товарных и сопроводительных документах (п. 3 ст. 513 ГК РФ).
Если поставщик и получатель находятся в разных регионах, городах и т. д., то поставщик привлекает к доставке товара автотранспортную компанию или отправляет груз железнодорожным транспортом. В этом случае отвечать за сохранность груза, недостачу, порчу товаров будет перевозчик. При порче грузов перевозчик обязан возместить стоимость испорченного товара, или, если восстановить поврежденный груз невозможно, возмещается полная стоимость этого товара.
Разрешение споров в отношении поставки некачественного товара транспортными компаниями осуществляется в соответствии с законами, регулирующими деятельность этих компаний.
При порче товаров, перевозимых автомобильным транспортом, акт составляется в день обнаружения. Если такой возможности нет, то акт должен быть составлен в течение следующих суток. Если виновная сторона уклоняется от составления акта, то это возможно сделать и без ее участия, но уведомить ее в письменной форме нужно обязательно.
Акт составляется в соответствии с разделом VII Правил. Акт должен включать:
- дату и место составления акта;
- фамилии, имена, отчества, а также должности участвующих в составлении акта;
- краткое описание обстоятельств, приведших к составлению акта;
- подписи сторон.
Учтите, что акт составляется в присутствии водителя транспортного средства компании, доставившей груз.
Если одна из сторон отказывается подписывать акт, об этом делается отметка.
Необходимо сделать отметку о составлении акта в транспортной накладной, путевом листе, заказе-наряде, сопроводительной ведомости с описанием обстоятельств, приведших к составлению акта.
Если недостача, порча товара произошла при доставке по железной дороге составляется коммерческий акт. Акт составляется в день выгрузки груза, при необходимости в день выдачи (ст. 119 Устава). В частности, при составлении акта в отношении скоропортящихся продовольственных товаров к нему прикладывается выписка о температурном режиме вагонов, контейнеров. Коммерческий акт составляется перевозчиком в трех экземплярах по форме ГУ-22 в соответствии с приложением № 1 к приказу МПС России от 18.06.2003 № 45 «Об утверждении правил составления актов при перевозках грузов железнодорожным транспортом»:
- первый экземпляр используется перевозчиком для расследования обстоятельств;
- второй экземпляр направляется грузополучателю по требованию;
- третий экземпляр остается на хранении в материалах перевозчика.
На основании выявленной недостачи, порчи составляется претензия, которая направляется перевозчику.
Порядок составления претензий к поставщикам продукции
Претензия по договору поставки составляется в том случае, если происходит нарушение условий, на которых заключался этот документ. Претензия по договору поставки может быть направлена пострадавшей стороной, в качестве которой может оказаться как покупатель, так и продавец. Существенные нарушения со стороны покупателя:
1. Регулярные, повторяющиеся нарушения по срокам оплаты;
2. Регулярная, повторяющаяся невыборка товара.
Существенные нарушения со стороны продавца:
1. Поставка некачественного товара с определенными недостатками, которые не возможно устранить в приемлемые для покупателя сроки.
2. Регулярные, повторяющиеся нарушения по срокам поставки товара. Претензия по договору поставки может быть составлена любой из сторон в произвольной форме, поскольку законодательно не утверждено конкретного шаблона такого письма, при этом необходимо направить составленное письмо по почте с получением на руки подтверждающих документов об отправке, желательно, чтоб было уведомление о получении. Не смотря на то, что конкретной формы не предусмотрено, претензия по договору поставки должна содержать определенные позиции: полное указание сторон, суть претензии, обоснованную и подкрепленную необходимыми документами с указанием, при необходимости, сумм нанесенного ущерба с полными расчетами, а также пути выхода из сложившейся ситуации и возможные последствия со ссылками на конкретные законодательные акты и сроками реагирования на составленный документ.
Как написать претензию по договору поставки товара — образец
Для выставления требования должны быть нарушены условия договора.
Доказать это можно следующим образом:
- Зафиксировать недопоставку или нарушение качества, ассортимента, нарушения упаковки, при экспедиторе доставляющей стороны;
- При отсутствии представителя второй стороны договора, зафиксировать выявленное нарушение в поставке или некачественность продукции комиссионно;
- Прибегнув к экспертному заключению.
Условия претензии по договору поставки товара должны содержать следующие пункты:
- Реквизиты ответчика и заявителя, с указанием контактных данных и имен, ответственных по документу;
- Излагаются причины, по которым данная жалоба выставляется со ссылками на пункты договоренности и законодательство РФ;
- На основании изложенных причин выдвигаются требования к удовлетворению.
Документ заверяется, к нему прикладываются подтверждающие бумаги.