Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нужно ли выдавать командировочное удостоверение в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
До 7 января 2015 года при направлении своего работника в командировку работодатель оформлял и выдавал ему соответствующее удостоверение по унифицированной форме Т-10. С введением в действие Постановления Правительства от 13.10.2008 № 759 этот документ стал необязательным.
Обязательно ли командировочное удостоверение в 2023 году?
В 2023 году основанием для служебной поездки является приказ руководителя организации. Теперь этого достаточно, оформление командировочного удостоверения и вместе с ним служебного задания не является обязательным. Оно остается на усмотрение руководства компании, которое вправе закрепить своим нормативным документом положение о служебных командировках, где прописать удостоверение обязательным документом, как для работодателя, так и для сотрудника.
Целью документа является подтверждение того, что работник выбыл из начального пункта и достиг конечного. Доказательством служит наличие соответствующих подписей и печатей, как свершившийся факт деловой поездки.
Можно продлить или перенести командировку?
В действующем законодательстве нет запрета на увеличение продолжительности уже действующей командировки. Также допускается произвести перенос срока поездки в случае, если она уже оформлена.
Тем не менее, нигде в нормативных документах не указывается, каким образом необходимо произвести данные действия.
Продление командировки должно производиться путем оформления распоряжения руководителя в произвольной форме. В нем обязательно должны быть упомянуты причины, по котором осуществляется продление, а также новые даты поездки.
Также необходимо откорректировать все оформленные по командировке документы. Нужно аккуратно зачеркнуть одной чертой старую дату и выше указать новую. Зачеркивание требуется осуществлять так, чтобы старые данные легко читались.
На ответственных работников ложиться обязанность произвести пересчет суточных исходя из нового срока поездки.
Если работник находится за пределами своего города, то денежные средства должны быть перечислены ему на карточки либо почтовым переводом.
Закон запрещает, чтобы работник покрывал какие-то расходы из своих собственных денежных средств, даже если администрация обязуется компенсировать их по возвращению.
Если необходимо произвести перенос уже оформленной поездки, то составляется приказ в произвольной форме. В нем указываются причина такого переноса и новые дни начала и завершения командировки.
В оформленных на командировку документах также необходимо исправить все даты путем аккуратного зачеркивания старой даты и указания сверху новой. При этом пересчет суточных выплат делать не нужно, поскольку длительность поездки не изменяется.
Обязательно ли составление командировочного удостоверения после того, как его отменили
Однако, для тех, кто незнаком с этими изменениями в нормативных актах, уточним, что командировочное удостоверение в 2021 году отменили. Фактически же Постановление Правительства № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» было подкорректировано законодателями еще в 2014 году, а поправки вступили в силу с января 2015.
В соответствии с ними, работодатель теперь не обязан составлять по факту поездки командировочное удостоверение и служебное задание, а сотрудник — отчет о проделанной работе. Эти документы в настоящее время отменили, однако их использование не запрещено. Если руководитель посчитает, что данные формы полезны при организации делопроизводства и учета расходов, они могут быть введены на предприятии внутренним распоряжением и должны быть отражены в учетной политике с приложением официально утвержденного образца. Можно использовать унифицированную форму Т-10.
Длительность нахождения сотрудника в служебной поездке так же определяет положение о командировках. И здесь важно не забывать про форс-мажорные обстоятельства.
Пример
ООО «Гуру» отправило главного бухгалтера Широкову в командировку. Срок отсутствия согласно приказу – 3 дня (6 – 8 сентября 2022 года). При этом компания отправила ее на самолете, однако обратный рейс задержали. В итоге сотрудница вернулась в город только вечером 10 февраля. То есть фактически командировка длилась 5 дней. А определение сроков поездки таким образом предписано положением о командировках 2022-го года в ООО «Гуру».
Для ситуаций, когда человек добирался к месту командирования на попутном транспорте, не предусмотрено каких-либо четких инструкций. Определение длительности поездки в этом случае происходит на основании приказа руководства, который был составлен для выдачи направления в командировку. Основанием для определения продолжительности отсутствия работника служат:
- даты начала и окончания служебной поездки, согласно данному приказу;
- сопутствующие бумаги (в зависимости от конкретной ситуации).
Зачем оформлять командировочное удостоверение в 2021 году
Несмотря на то, что с 2015 года командировочное удостоверение перестало быть обязательным документом для подтверждения командировочных расходов, применять его закон не запрещает. Таким образом, компания вправе закрепить во внутренних документах организации необходимость его оформления в случае направления работника в служебную поездку.
При этом организация вправе оформлять данный документ в соответствии с его унифицированной формой № Т-10, либо разработать бланк удостоверения самостоятельно.
Выписанный документ необходимо зарегистрировать журнале учета выдачи командировочных удостоверений.
Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре, вручается работнику, который направляется в командировку для выполнения служебного задания. В каждом пункте назначения в удостоверении делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются принимающей стороной (подписью соответствующего сотрудника и печатью при ее наличии). Таким образом, если компании по-прежнему удобно оформлять командировочное удостоверение, то она вправе это делать, закрепив в ЛНА. Применение данного документа вкупе со служебным заданием подтвердит расходы компании.
Что такое командировка?
Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Местом постоянной работы можно считать подразделение, в котором работает сотрудник. Если работник обособленного подразделения (филиала), которое находится в другой местности, едет в головной офис (или наоборот), это тоже следует считать командировкой.
Работа некоторых сотрудников (водители, экспедиторы, курьеры) постоянно протекает в пути или носит разъездной характер. Поездки таких работников командировками не считаются. Однако это вовсе не означает, что им можно не возмещать расходы, связанные со служебными поездками. Напротив, ст. 168.1 ТК РФ устанавливает, что таким работникам возмещаются:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Перечень работ, профессий, должностей таких работников устанавливают коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.
Обязательные документы
Согласно ныне действующим законам, оформление командировки начинается с принятия руководством соответствующего решения и документального его оформления в виде приказа, содержащего следующие обязательные пункты:
- Наименование документа, его номер и дата издания.
- Наименование предприятия, издавшего документ.
- Личные данные командируемого, его должность.
- Пункт назначения командировочной поездки.
- Дата начала и продолжительность командировки.
- Цель поездки, служебное задание.
- Способ передвижения командируемого (личный, служебный или общественный транспорт).
- Указание лица или организации, несущей расходы на командировку.
С какого момента отменены удостоверения
С 08.01.2015 по общему правилу составление командировочного удостоверения больше не требуется (Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595). Изменения были направлены на упрощение кадрового делопроизводства и сокращение оформляемой бухгалтерией первичной документации.
Сейчас, поскольку командировочные удостоверения были отменены, документами, подтверждающими срок пребывания работника в служебной командировке, являются проездные документы, которые работник обязан передать работодателю по возвращении из командировки (например, проездные документы).
Если у работника нет и проездных документов, и документов, подтверждающих проживание в гостинице или ином жилом помещении, срок пребывания в командировке определяется на основании служебной записки и (или) иного документа, в котором организация, куда был командирован сотрудник, подтвердила сроки его прибытия и убытия.
Командировочное удостоверение в 2021 году: бланк и образец заполнения скачать
Во–первых, в качестве предисловия хотим объявить, что бланк командировочного удостоверения, которое действует в 2016 году, у нас можно скачать прямо сейчас, формат выставленного образца – Ворд
21.06.2016
Теперь об изменениях и новшествах, которые произошли в отношении командировочного удостоверения в 2021 году.
Раньше работодатель был обязан перед отправкой работников в командировку по территории Российской Федерации и стран СНГ, составить служебное задание, которое в печатном виде оформлялось соответствующим приказом и удостоверением. Подсчет командировочных расходов как раз происходил с учетом этой документации, соответственно списывание опиралось как раз на этот перечень бумаг.
Но теперь бюрократическая волокита ушла в прошлое, работодатели полностью освобождены от этой участи. Подтверждает этот факт постановление Правительства Российской Федерации, вступившее в силу 29 декабря 2014 года, регистрация документа была проведена под номером 1595. Хотя для тех, кому было удобно пользоваться удостоверениями, не запрещается делать это по старинке и сейчас.
Что подразумевают обновленные требования по оформлению командировки?
- От руководства организации обязательно требуется подтвердить командировку составлением приказа, заверенного собственной подписью.
- В документе указывается сразу несколько важных компонентов: записывается задание для сотрудника, с которым он выезжает из города.
- Попросите сотрудника сохранить билеты и другие проездные, которые подтвердят налоговикам факт того, что командировка имела место быть.
- У работодателя может тотчас возникнуть вопрос – а что если коллега перемещается на собственном авто? Тогда к приказу подкалывается служебная записка, где есть путевые листы, чеки, квитанции.
По этой ссылке вы можете бесплатно служебной записки сотрудника для командировки.
Еще один немаловажный нюанс – как оформлять командировки за границу? Участь составления командировочного удостоверения никоим образом не касалась выезда за пределы России, и на сегодняшний день тоже ничего не изменилось. Достаточно пометки погранслужбы на соответствующем листе загранпаспорта работника.
Как правильно заполнить командировочное удостоверение, бланк
Если вы все же приняли решение составить командировочное удостоверение, следует придерживаться формы Т–10, которую предприятие может слегка дополнить и даже внести от себя добавочные строки.
Когда сотрудник явится в то место, где проходит его командировка, он должен указать когда приехал, а после когда уехал. Этот простой прием позволит предприятию списать затраты на командировочные.
Если целью работника является посещение сразу нескольких городов или других населенных пунктов, обозначить его передвижение становится сложнее, потому что в удостоверении по закону намечается всегда только 1 конечный пункт.
Как законно решить этот вопрос?
- Выпишите сразу несколько справок, где будут записаны разные города.
- Если эта процедура кажется вам слишком трудоемкой, можно при помощи компьютера добавить недостающие графы.
Чтобы скачать удостоверение по командировке, нажмите активную ссылку.
Кого можно, а кого нельзя направлять в служебные командировки?
Отправлять в командировки можно тех работников, с которыми заключены трудовые договора. Само определение командировки как поездки в местность вне места постоянной работы подразумевает, что работник находится в штате и имеет постоянное рабочее место.
Однако, в ряде случаев в командировку могут направляться и внештатные сотрудники, работающие по договору ГПХ. При этом направление в командировку и ее условия также требуется оформить отдельным актом работодателя (заказчика).
Ст.127 ТК РК устанавливает ограничения по направлению в командировку некоторых категорий сотрудников.
Так, согласно п.4 ст.127 ТК РК, вправе отказаться от направления в командировку:
- работники, не достигшие 18-лет;
- беременные женщины;
- работники-инвалиды.
Такие работники могут направляться в командировку только если это не запрещено им по медицинским показаниям и они не возражают сами. Принуждать их работодатель не вправе.
Также, согласно п.5 ст.127 ТК РК, от направления в командировку вправе отказаться следующие категории работников:
- имеющие детей до 3 лет;
- воспитывающие детей-инвалидов, нуждающихся в постоянном уходе (при наличии соответствующего медицинского заключения);
- осуществляющие уход за больными членами семьи, нуждающимися в постоянном уходе (также требуется медзаключение).
Какие командировочные расходы оплачивать работнику и в каком размере?
Согласно п.2 ст.127 ТК РК работникам, направляемым в командировки, оплачиваются:
1) суточные за календарные дни нахождения в командировке (в т.ч за время в пути);
2) расходы по проезду к месту назначения и обратно (оплата билетов или ГСМ);
3) расходы по съему жилья.
Размер выплат на проезд и проживание работодатель может определять самостоятельно, исходя из своего бюджета и текущих цен на билеты и услуги гостиниц в месте командирования.
Размер суточных также работодатель может устанавливать по своему усмотрению. Их размер должен быть закреплен в Положении о командировках, налоговой учётной политике и т.п.
Однако, если работодатель желает отнести в дальнейшем эти расходы на вычет по КПН, следует знать, что существуют ограничения по сумме суточных, которую можно относить на вычет.
Так, если командировка в пределах Казахстана, то на вычет можно отнести не более 6 МРП за каждые сутки. Если командировка зарубежная – не более 8 МРП в сутки (пп.2 п.2 ст.319 НК РК).
В большинстве случаев работодатели предпочитают ориентироваться на эти лимиты при выплате работнику суточных. Но не будет нарушением выплатить работнику меньше или больше. Однако, следует знать, что если выплатить больше, с разницы придется уплатить дополнительные налоги.
Важно! Если сумма суточных превышает 6 или 8 МРП в сутки соответственно, то превышение признается доходом работника и облагается ИПН у источника выплаты и иными зарплатными налогами и отчислениями.
По расходам на билеты и проживание законодательных ограничений нет. Единственное требование – все расходы по факту их понесения должны быть подтверждены документально (посадочным талоном, фискальным чеком, счетом-фактурой от отеля, договором аренды квартиры и т.д.).
По возвращении из командировки работник обязан составить авансовый отчет по установленной форме и приложить к нему подтверждающие документы. Форма авансового отчета утверждена приказом Минфина №562 от 20.12.2012 г. «Об утверждении форм первичных учетных документов».
Остаток денег (при наличии) он обязан вернуть в кассу организации. Если есть обоснованный перерасход, то работодатель может компенсировать работнику понесенные расходы.
Суточные работнику перечисляются на карту или выдаются наличными из кассы. Расходы на оплату проезда и проживания либо оплачиваются со счета организации, либо также деньги перечисляются работнику, чтобы он купил билеты и оплатил проживание самостоятельно.
Внимание! Если командировка зарубежная, перечисление работнику делается в тенге для покупки валюты в обменном пункте, то курс принимается тот, что указан в чеке обменного пункта. Если командировочные оплачиваются по приезду, курс принимается на дату оплаты командировочных расходов.
Существует ряд особенностей при оформлении командировочного удостоверения в тех случаях, когда организация направляет своих работников в командировку для рассмотрения и урегулирования жалоб клиентов – физических лиц. Дело в том, что в таких ситуациях отметки о прибытии и выбытии не могут быть сделаны. Сразу отметим, что подобная ситуация законодательством РФ не урегулирована.
Подсказку дал Минфин России. В письме от 16 августа 2011 г. № 03-03-06/3/7 чиновники указали: если в командировочном удостоверении невозможно проставить отметки о прибытии в место командирования и выбытии из него, факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами. В частности, такими документами могут быть:
- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;
- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;
- проездные документы, из которых явствуют даты прибытия и выбытия из места назначения;
- счет гостиницы, подтверждающий период проживания в месте командирования.
Как подтвердить фактический срок командировки?
Для выплаты суточных работнику необходимо определить продолжительность его командировки. В пункте 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (в ред. Постановления № 1595) указаны два способа определения фактических сроков командировки:
- на основании проездных документов;
- на основании служебной записки, если поездка осуществлялась на личном, служебном транспорте или автомобиле, используемом по доверенности.
Поэтому в случае использования автомобиля работник указывает даты в служебной записке, которую составляет по возвращении на работу. Даты, указанные в служебной записке, необходимо подтвердить с помощью путевых или маршрутных листов, кассовых чеков, счетов, квитанций и других документов, подтверждающих, что сотрудник ехал именно по этому маршруту. Отметим, что факт использования автомобиля необходимо закрепить в решении руководителя. Об этом также говорится в пункте 7 Постановления № 749.
Как определить срок командировки, если сотрудник добирался на попутке или пользовался услугами сторонней организации? Эти ситуации не упомянуты в пункте 7 Постановления № 749, тем не менее на практике они возможны. Четких правил здесь нет, но мы можем дать свои рекомендации.
Как и прежде, в 2015 году основанием для направления работника в командировку является соответствующий приказ руководителя организации, в котором указывается начальная и конечная даты командировки, включая время нахождения работника в пути.
Этот документ можно использовать в качестве подтверждения длительности командировки в совокупности с другими бумагами в зависимости от конкретной ситуации.
Услуги транспортной компании. Акт об оказании услуг (другой документ в соответствии с договором), служебная записка с подтверждающими документам.
Попутный транспорт. Служебная записка с подтверждающими документам.
Несмотря на отмену командировочных удостоверений (Постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595), многие продолжают его оформлять. Однако нередко на практике возникают ситуации, когда сотрудник добирается до места назначения на личном транспорте, а проживает у родственников, знакомых, в арендованной квартире. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 в редакции от 29.12.2014, предписывает в таких случаях указывать фактический срок командировки в служебной записке. Степень доверия к таким документам аудиторов, налоговых и других контролирующих органов существенно выше. Бумага с отметками организаций, в которые направляют сотрудников, повышает степень эффективности внутреннего контроля и снижает налоговые риски в части документального подтверждения расходов, а также положительно влияет на выражение мнения аудиторов при определении последними достоверности бухгалтерской отчетности. Какие документы не нужны для командировкиОбратите внимание! Правительство России своим постановлением от 29 декабря 2014 №1595 отменило необходимость в служебном задании и командировочном удостоверении. Это правило действует ещё с 8 января 2015 года. Вместе с тем статьи 8 и 22 ТК дают нанимателю право прописывать некоторые особенности оформления командировок в локальных нормативных актах. Если работодатель посчитает нужным, он может определить во внутреннем акте компании, что составление командировочного удостоверения и служебного задания необходимо. В этом случае работники будут оформлять документы в установленном нанимателем порядке. С августа 2015 года наниматель может также не заполнять и журнал учёта работников, убывающих в служебные командировки. Такое право предоставлено ему постановлением Правительства №771, принятым 29 июля 2015. Похожие записи: |