Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Компенсация за неиспользованный отпуск документальное оформление в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При проведении процедуры увольнения обстоятельства могут сложиться так, что у вас за несколько лет накопилось значительное количество дней неиспользованного отпуска. Но вы не намерены затягивать расставание с прежним работодателем, так как вас ждёт новый. В этом случае вы вправе потребовать компенсацию за неиспользованные дни отдыха.
Как образуется неиспользованный отпуск в 2020-м?
Не использованный отпуск — это сумма всех дней, положенных для отдыха, суммированных в течении года.
Первыми днями отпуска считаются 28 положенных дней в году по закону. За ним следует дополнительный оплачиваемый отпуск (если он вам все же полагается в зависимо от условий труда). Неиспользованные дни для отдыха прибавляются к сумме последующего отпуска в новом календарном году.
Отказ от декретного отпуска или выхода с него немного ранее не дает право «догуливать» его потом.
Этот случай также является исключением для неиспользованного отпуска. Также к неиспользованным дням положенного отдыха относятся дни по беременности и родам. В этом случае выдается лист нетрудоспособности, а это значит, что эти дни рассматриваются как больничный.
За неиспользованный отпуск по родам и беременности также нельзя получить компенсацию.
Как рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск?
При компенсации за неиспользованный отпуск важно учесть точное количество дней. Сама процедура аналогична как при увольнении, так и без него.
Для расчета компенсации по неиспользованному отпуску, берется период равный 12 месяцем до начисления этой самой выплаты. Сумма за 1 год делится на 12 месяцев для вычисления средней зарплаты за годовой период. Далее это число и будет основанием для расчета отпускного возмещения, а именно число з/п за 1 день работы. В среднем срок основного отпуска колеблется от 28 до 31 дня. Постановлением установлено среднемесячное правило отсчета, а именно это число равно 29,3 дня.
Таким образом мы получаем такой пример расчета:
Компенсация = годовой доход/12 месяцев/29,3 дня * сумма дней отпуска, подлежащих возмещению.
Возможны ситуации, когда работник в течении года, который берется в расчет, отсутствовал (к примеру, болел). Такие условия способствуют более сложному расчету компенсации. Для этого сначала необходимо посчитать сумму дней в полных месяцах, а затем отдельно посчитать рабочие дни в неполных месяцах.
Такая формула будет выглядеть примерно так:
Компенсация = (29,3 дня * количество полных месяцев работы + сумма неполных рабочих дней) * сумма дней, подлежащих возмещению.
Порядок возмещения компенсации прописывается в листе расчета.
Когда компенсационное возмещение начисляется по причине увольнения работника, форма 2-НДФЛ, выдаваемая на руки при уходе сотрудника, помимо основной информации, содержит в себе данные о сумме компенсации.
Согласно Трудовому Кодексу РФ, вам, как работнику какой-либо организации, работодатель должен предоставить минимум 28 дней в году основного отпуска. Если у вас не возникло желание его использовать, возможен перенос отдыха на следующий год.
Работодатель не имеет право не предоставлять вам отдых более 2 лет. Это запрещено законом.
Неиспользованный отпуск всегда возможно заменить выплатой (компенсацией), но сумма положенных к ней дней колеблется в зависимости от того, увольняется работник или нет.
Для расчета положенной к выплате суммы, необходимо сложить все рабочие дни за прошедший год и высчитать среднюю зарплату, по которой будет видна сумма компенсации. Для того, чтобы получить деньги за не использованный отпуск, следует написать заявление начальнику организации.
Почему может образоваться неиспользованный отпуск
На практике отпуск может быть не использован в полном объеме по нескольким причинам:
- Болезнь сотрудника во время отпуска. При этом свое состояние в это время работник должен будет подтвердить наличием больничного листа.
- Если во время отпуска сотрудник сдавал сессию на учебе заочно. Согласно закону, работодатель обязан отпускать со службы работника для этой цели. А так как человек находится в отпуске и фактически не использует дни, то он имеет право продлить отпуск на этот срок или получить компенсацию. Это касается и других случаев, когда работник выполняет государственные обязанности (например, дает показания и пр.).
- Другие причины, предусмотренные существующим законодательством.
В любом случае руководствоваться при пересмотре срока либо компенсации нужно интересами как работника, так и работодателя. В большинстве случаев адекватные люди приходят к компромиссу в этом вопросе достаточно быстро. Если такового не случается, то следует обратиться к Трудовому кодексу.
На основании поступившего от работника заявления или иного документа кадровая служба формирует приказ на расторжение контракта, в котором она указывает количество не отгулянных дней отпуска, подлежащих оплате.
Данное распоряжение направляется бухгалтерию, которая после его расчета должна выплатить сотруднику компании данную сумму в последний день работы. Если производится перечисление зарплаты безналичным путем, перечисления можно сделать на следующий день.
Если работник запрашивает перед увольнение отпуск, но использует его не на все имеющиеся у него дни, компенсация выплачивается ему вместе с расчетом в последний день работы, перед отпуском.
Внимание! Если работник не приходит за своими расчетными, они депонируются. Их выплата производится на следующий день. С момента предъявления уволенным требования о произведении данных выплат.
— должен предоставляться работнику ежегодно.
По нормам статьи 114 ТК РФ ежегодный отпуск предоставляется работнику с сохранением среднего заработка.
Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной зарплаты на 12 и на 29,3.
Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, а также для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска определяется путем деления суммы начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели (статья 139 ТК РФ).
В данной рубрике собраны материалы о том, как осуществляется расчет, перерасчет, выплата, налогообложение и учет отпускных, в том числе в решениях «1С».
Что нужно сделать, чтобы получить компенсацию
Выступить с инициативой о компенсировании неиспользованного отпускного периода может только сотрудник. Работник имеет право не предлагать этого, но обязан отреагировать на просьбу работника.
Если планируется увольнение, сотрудник должен подать соответствующее заявление работодателю.
Это может быть отдельное заявление, которое подается уже после того, как официальный день прекращения работы в данной организации известен. Оно отражает конкретную просьбу выплатить средства за те отпускные дни, которые работник за последний рабочий год не реализовал. В заявлении указываются все основания и показатели:
- сколько дней на отпуск ему причиталось;
- сколько их них он не провел непосредственно в отпуске;
- сколько в денежном эквиваленте сотрудник просит вернуть, отталкиваясь от показателей и расчетов.
Также просьба возместить неиспользованный период может содержаться в заявлении об увольнении.
Если сотрудник не планирует увольняться, то он может подать заявление по итогу рабочего года (он не обязательно должен совпадать с календарным), в котором остались неиспользованные отпускные.
Экспертное мнение к вопросу о замене отпуска государственных гражданских служащих компенсацией
Минтруда в очередном письме N 18-4/10/В-180 от 18.01.2016 обращает внимание гражданских госслужащих на вступившие в силу изменения статьи 46 ФЗ № 79 от 27.07.2004. Нововведения касаются минимальной продолжительности ежегодного отпуска, порядка переноса его части на будущий год, а также его частичной замены компенсационной выплатой.
Новая редакция указанной статьи определяет неукоснительное право данной категории служащих на минимальный 28-дневный ежегодный отдых. Причем нанимателю (его представителю) разрешается только в исключительных ситуациях переносить на последующий год ту его часть, которая превышает 28 дней. Также эту часть можно заменить компенсационной выплатой на основании письменного обращения служащего и при наличии финансовых возможностей фонда оплаты труда к моменту обращения.
Таким образом, гражданский служащий может воспользоваться законным правом использовать отдых полностью либо попросить нанимателя (его представителя) выплатить ему компенсацию деньгами за часть отпуска, которая превышает установленные 28 дней. Если превышенные части отдыха своевременно не использованы и не компенсированы, то за них предусмотрена компенсационная выплата при увольнении со службы (расторжении контракта, освобождении от должности).
Настоящее письмо заверено заместителем министра Минтруда, действительным государственным советником РФ 2 класса Алексеем Анатольевичем Черкасовым.
Пример 1. Заявление на частичную замену отпуска денежной компенсацией
Менеджер Валентинова С. Н. работает в ООО «Проект» шестой год. К началу текущего 2018 года у работницы имеются неиспользованные дни ежегодного отпуска за период с 06.12.2016 г. по 07.12.2017 г. Речь идет о части очередного отдыха, которая превышает 28 дней.
Для получения денег за нерастраченные дни отдыха (всего их 9) менеджер должна написать заявление на компенсационную выплату. Стандартно заявительнице в обращении нужно указать:
- количество нерастраченных дней отдыха, за которые следует выплатить деньги (девять);
- вид отдыха (очередной).
Как исправить ошибки при расчете компенсации в 2023 году?
Поскольку расчёт производят бухгалтера, а они, как известно, тоже люди, которым свойственно ошибаться, то компенсация может быть начислена и выплачена ошибочно. Ситуации может быть две:
- Компенсация выплачена излишне;
- Компенсация недоплачена.
Исправление ошибок и в том и другом случае возможно. Решения представлены в следующей таблице.
| Ошибка | Решение |
| Компенсация за неиспользованный отпуск недоплачена | Произвести перерасчёт и доплату до начисленной суммы |
| Компенсация неиспользованных дней отпуска выплачена излишне | Произвести перерасчёт и удержать компенсацию из заработной платы либо произвести взыскание в судебном порядке |
Отпуск с последующим увольнением
Если работник при прекращении трудовых отношений с работодателем не намеревается получить денежную компенсацию за накопившиеся у него дни отпуска, а хочет непосредственно отгулять их перед увольнением, то ему следует написать заявление об этом. В такой ситуации отправиться в отпуск он сможет, если:
- работник увольняется не за виновные действия (прогул, появление на работе в состоянии опьянения и другие основания, предусматривающие вину работника в прекращении трудовых отношений по ст. 81 ТК РФ);
- работодатель согласится предоставить отпуск «в натуре» (согласие может быть обозначено путем написания резолюции на заявлении работника, как это показано в примере 1).
Документальное оформление и санкции
Оплата компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении – обязанность работодателя, регламентированная статьёй 140 ТК. Выплата обязана произойти в последний рабочий день независимо от причин и инициатора расторжения договора. Если работодатель не погасил задолженность своевременно перед сотрудником, то невыплата компенсации за неиспользованное время отдыха карается по закону.
В соответствии со статьёй 5.27 КоАП РФ трудовая инспекция имеет право наложить штрафные санкции в размерах:
- При первичном нарушении:
- от 1 до 5 тыс. руб. — на должностных лиц и индивидуальных предпринимателей;
- от 30 до 50 тыс. руб. — на предприятие;
- При повторном нарушении:
- от 10 до 20 тыс. руб. или дисквалификацию сроком от года до трёх лет – на должностных лиц;
- от 10 до 20 тыс. руб. – на физических лиц, использующих наёмный труд;
- от 50 до 70 тыс. руб. – на юридических лиц.
Дополнительные документы составлять не нужно. Основанием для начисления компенсационных выплат является заявление о желании расторгнуть трудовые отношения. Во время работы на получение денежных средств существует ряд ограничений:
- Закреплённое время отдыха 28 дней. Замена отпускных дней выплатами может быть произведена по желанию работника только в рамках дополнительного или удлинённого основного отпуска, поскольку на компенсацию основных 28-ми дней наложено табу.
- Категория граждан. Запрещена замена дней отдыха компенсационными выплатами, грозящая вышеуказанными штрафными санкциями, следующим работникам:
- женщинами в период беременности;
- несовершеннолетним гражданам;
- занятым на вредных и опасных производствах лицам.
- Решение руководства. Несмотря на составленное в обязательном порядке письменное заявление работника о желании произвести замену, решение принимает администрация, поскольку осуществление выплаты без дальнейшего расторжения отношений – право работодателя, а не обязанность.
Как получить компенсацию
Компенсация за нереализованный отпуск не выплачивается автоматически. Перечисление выплат происходит после направления работником соответствующего заявления.
Оно оформляется в свободной форме на имя руководителя предприятия. При этом работник должен указать в документе:
- период, за который предоставляется отпуск;
- вид отпуска, например, основной;
- количество дней, за которые полагается компенсация;
- дата и подпись работника.
Заявление визируется и сдается в канцелярию или руководителю предприятия.
Деньги без последующего увольнения
А можно ли получить компенсацию за неиспользованный отпуск без увольнения в 2018 году? Оказывается, да. И это называют заменой отпуска денежной компенсацией, которая также закреплена на законодательном уровне.
Такая ситуация может возникнуть, если человек имеет законное право на отпускной период в количестве больше 28 дней, и самостоятельно выразит желание на подмену такого рода. Однако необходимо учесть, что заменить отпуск денежной компенсацией можно только в рамках количества дней свыше стандартного отдыха. То есть, сверх 28 дней.
Подчиненному нужно подать заявление на компенсацию за неиспользованный отпуск сверх установленного законом количества дней. А работодатель, в свою очередь, самостоятельно принимает решение, можно ли заменить отпуск денежной компенсацией или же отправить сотрудника в отпуск на все исчисленные дни.
Все это значит, что замена отпуска денежной компенсацией допустима в случае, когда человеку положен дополнительный отдых, который согласно ст. 126 Трудового кодекса РФ может быть подменен денежной суммой. Ведь такой отпускной период предоставляют сверх основного отпуска, длительность которого равна 28 дням. Что касается, например, учебного отпуска, то он не может быть заменен на деньги.
Расчет в нестандартных ситуациях
При расчете оплаты за неиспользованный отпуск могут складываться следующие ситуации:
- Увольняющийся отработал меньше половины месяца — компенсацию ему не начисляют (п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 № 169).
- Доход присутствует только в месяце увольнения. Тогда средний заработок определяют по этому месяцу делением начисленной зарплаты на расчетную величину среднего числа календарных дней в нем (п. 7 постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922), которую считают от числа 29,3 пропорционально доле календарных дней работы в общем количестве дней в месяце увольнения (п. 10 постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).
- Дохода в расчетном периоде не было. Тогда для расчета среднего заработка берут такой же период, предшествующий ему (п. 6 постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922). Если доход отсутствует и в нём, то средний заработок считают от оклада или тарифной ставки (п. 8 постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).
- В календарном году, рассматриваемом для расчета количества дней оплаты отпуска, были отпуска за свой счет, и их общая продолжительность за год превысила 14 календарных дней. Разница между фактической протяженностью отпусков за свой счет и 14 календарными днями должна сократить период, за который будет оплачен отпуск.
- Работник взял отпуск авансом и затем увольняется, не отработав относящийся к нему календарный год полностью. С него надо удержать излишне выплаченные отпускные (п. 2 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 № 169), если нет оснований для оплаты их в полном объеме.
Особенности оформления
Требование ст. 122 ТК РФ устанавливает, что оплачиваемый отдых предоставляется работнику ежегодно на основании графика отпусков (ст. 123 ТК РФ). Во время отдыха за «отпускником» сохраняется его место работы (должность) и средний заработок (ст. 114 ТК РФ), а уволить его нельзя.
Уволить работника можно только когда он: приступил к исполнению своих должностных обязанностей; написал заявление на отпуск с последующим увольнением, в этом случае последним рабочим днем будет считаться последний рабочий день, а днем увольнения — последний день отдыха (ст. 127 ТК РФ).
Количество оформляемых документов зависит от того, применяются ли у работодателя формы:
- унифицированные (для рассматриваемого случая — на основании постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1);
- собственные (утвержденные самостоятельно в соответствии с законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ);
- для организаций государственного сектора (по приказу Минфина от 30.03.2015 № 52н, а также ведомственные, например, по приказу ФАС РФ от 01.07.2016 № 887/16).
Если применяются унифицированные, кадровая служба готовит два приказа: о предоставлении отдыха работнику (форма № Т-6); о расторжении трудового договора с работником (форма № Т-8).
Этот же принцип распространяется и на расчетные документы.
Если работодатель использует унифицированные формы, бухгалтерская служба готовит два документа:
- записку-расчет о предоставлении отдыха (форма № Т-60);
- записку-расчет при расторжении трудового договора (форма № Т-61).
В организациях госсектора и внебюджетных фондах применяются формы документов класса 05 (приказ № 52н), в частности, форма по ОКУД 0504425. Если унифицированные формы не применяются, то документы оформляются в порядке, установленном бюджетным законодательством РФ (для госсектора) либо самой организацией в соответствии с законом № 402-ФЗ.